La empresa y los nuevos roaring twenties: propuestas 12 y 13

La información es el poder de la empresa, pero no se guarda como un macizo cuerpo de conocimiento en unos sótanos blindados de la sede social de esos que no tienen parada en el ascensor de empleados. La información corporativa se compone de fórmulas y planos, matrices y moldes, manuales e instrucciones, códigos y programas, grabaciones y documentos, informes y prospectos…, pero también de cuentas anuales históricas y actuales, de la memoria de lo que funcionó y lo que fue un fiasco —saliera en los informas anuales o quedara en las conciencias íntimas de los socios y mandos— y de lo que saben directivos, cuadros intermedios y empleados, mientras están dentro, y más aún si acaban fuera. También es información lo que conoce el cliente de la empresa, y lo que se sabe de este, y lo que opina el mercado, y lo que se barrunta de este. Probablemente no haya organización en la que una sola persona conozca toda la información que para ella sea relevante, ni siquiera aunque se trate de uno de los fundadores, el máximo socio, el factótum de casi todo y su directivo de mayor rango. Pero la información corporativa siempre está en sitios o en mentes, y toda ella tiene utilidad.

Hay dos hábitos referidos a la información en la empresa que no suelen aportar beneficios. Una es la reciente obsesión por ordenar documentos y clasificarlos según los criterios requeridos por algunas certificaciones de calidad. El resultado son proyectos burocráticos que consumen presupuesto y dinero y solo logran directorios complicados y laberínticos, no garantizan la utilidad de nada y desincentivan la navegación. Si había basura, será basura ordenada, colocada en un sitio en el que probablemente críe moho y musgo a placer, y si eran datos útiles, morirán por desuso sepultados por la aparatosidad de las cajoneras reales o virtuales de clasificación. La otra práctica de escaso fruto es la limitación del fluido de la información, por decisiones, rutinas o inercias, que o no llega a quien la necesita cuando la requiere o lo hace tardíamente, cuando ya no sirve para tomar decisiones. El self service y el buffet libre. O el «búscate la vida que por ahí anda» pueden resultar interesantes para indagadores y documentalistas, pero no para gente en tareas ejecutivas con agendas apretadas y presión sobre sus cabezas. La realidad es que ningún árbol de ordenación y clasificación será más útil que el que, con sencillez, diseñe la propia empresa, dando cuenta de la relevancia de cada información y asociándola a su utilidad. Pero la verdadera clave es el reparto, el fluido, el impulso de circulación, el envío a destinatarios, el saber qué y a quien pedir lo que se tercie. Y se precisa para ello contar en las empresas con personas que gobiernen una clasificación óptima de todo lo que se sabe para que quien no lo sabe lo sepa en cuanto sepa que necesita saberlo.

SUGERENCIA — Contar con un sistema de gestión de la información que provea de esta a los implicados con la celeridad de un sommelier —que elige y asesora a los comensales sobre blancos y rosados, tintos y generosos, cosechas y varietales, olores y sabores, momentos y maridajes— es un modo de agilizar tareas y anular burocracias. Se aceptan humanos, androides o artificios que demuestren inteligencia cuasi humana, siempre que los recursos de apoyo o gobierno no sean copilotos con iniciales en fase de propaganda a la busca de inversores, usuarios y alimentadores. En cuanto a las restricciones, las dejamos para secretos de estado o asuntos corporativos que aunque no sean ilegales, sería incómodo explicar. Para lo demás, en la empresa, siempre debe haber un buen GPS documental, o un buen cicerone, o ese tándem humano-mecánico-informático que desde hace muchas décadas es siempre la opción más prometedora..

La transparencia a menudo incomoda, e inquieta. Puede ocurrir porque no se alberguen ánimos exhibicionistas y que mostrar demasiado desvirtúe el propio estilo comunicativo, tiñéndolo de una obsesión de protagonismo de la que se carece; o puede que se tenga algo que ocultar, que no tenga por qué tratarse de asuntos ilegales, ilegítimos o nefandos. La preferencia por lo traslucido, o incluso por lo ocasionalmente opaco, puede venir dada en ocasiones porque costaría explicar lo enseñado sin acompañarlo por un relato descriptivo largo y pormenorizado que asegurara una comprensión sin distorsiones de su razón, sustancia y espíritu. Ello suele justificar ciertas reticencias a poner cristales donde había muros o a correr cortinas, subir estores o hacer girar láminas venecianas en las ventanas actuales. Se proclama mucho lo virtuoso de lo breve y lo sintético, pero cuando se es transparente, a veces no es suficiente y solo lo preciso y detallado puede acompañar a la mirada para que lo que sea vea ser lo que existe. Y eso cuesta y da pereza. ¿Es preferible, por tanto, ocultar, para no tener que dar demasiadas explicaciones? Lo cierto es que mostrar, transparentar, exponer sin exhibir ni alardear, conlleva un riesgo, sin duda, pero también alberga una oportunidad.

En los tiempos sensacionalistas que atravesamos, tan remisos al matiz, una discusión de cinco minutos en el estadounidense despacho oval, ante periodistas, sin tapujos, sin restricciones de preguntas, sin cortes ni editados, en lugar de estimarse como un logro y un empuje por lo que enseña y provoca es considerado por muchos como algo irreversible, como como el fin de una era, como el acabose, casi como el inicio de la tercera guerra mundial… Pero en realidad es un acto que hace ganar imagen a muchos (de un modo que puede parecer contradictorio), destruye tópicos, pone pilas, patea traseros, ayuda a cambiar paradigmas, refuerza la verosimilitud de una negociación, muscula al mediador y a ambas partes…, y todo ello con perfecta reversibilidad, dada la autonomía de la voluntad para los pactos que tiene el ser humano de modo continuado. Lo que se oculta puede protegernos, pero solo lo que se muestra es susceptible de utilizarse como instrumento o medio idóneo para producir efectos. Lo compartido consigue aliados voluntarios que multiplican y amplifican los efectos perseguidos, y revela problemas para atajarlos a tiempo.

SUGERENCIA — La empresa, como ocurre con la política, debe guardar confidencialidades cuando es obligado (y respecto de terceros, como clientes y proveedores), pero que dé un paso hacia la transparencia en su actividad, interna y de cara al exterior, la dotará de agilidad, le dará credibilidad y fomentará la motivación de quienes con ella colaboran o pueden alimentarla con su consumo o prestándole servicio. No hay que dejar demasiado campo a la intuición ni a la especulación sobre lo que una organización hace ni sobre cómo lo hace. Incluso relatar crisis internas, y su trama de resolución, si no revelan decadencia, puede favorecerla y darle eco. Nadie que esté en una empresa o trate con ella debe sentir confusión sobre si se halla en una sima o una montaña, un bosque o una pradera, una tundra o un desierto…