CONTRATACIÓN

Hay encargos sencillos en los que la concreción del objetivos, características y condiciones se decide con celeridad (o por réplica de los criterios ya seguidos en anteriores colaboraciones similares), mientras que en otros proyectos es preciso determinar las condiciones y los parámetros del trabajo y del producto meta con mayor detenimiento.

En todo caso, sea mayor o menor la complejidad de las tareas a realizar y del resultado a conseguir, en el proceso de contratación o encargo se determinan siempre, explícita o tácitamente, determinados aspectos.

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Los puntos a determinar son los siguientes:

• Objetivo. Es el beneficio o rendimiento que se espera conseguir y la utilidad que se le desea dar al producto o extraer del asesoramiento.
• Características del servicio. Es la definición de lo que se necesita: una creación, revisión, análisis, diagnóstico, asesoramiento…, con algunos parámetros  definitorios.
• Características del producto. Es la descripción del contenido, más allá de su objetivo y utilidad, con definición de aquellos aspectos y características que se quiere que vengan condicionados (forma, extensión, nivel de profundidad, tono y tipo de lenguaje, carácter visual, estructura, enfoque, soporte, metodología…).
• Formatos. Se establece el tipo de formato del texto que se necesita (provisional, para utilización, para ajuste final, para transformación, definitivo o de inclusión directa), con alguna indicación, si se precisa, sobre aspecto, presentación, estructura…
• Líneas. Se fija la consideración que tiene el proyecto en cuanto a tipo de actividad, posibilidades de utilización de los contenidos, posible exclusividad, titularidad de estos, visibilidad de los autores… Las líneas pueden ser licencia, ejecución, modificación, ghostwriting, colaboración, orientación, autoría o coautoría, o mixtas.
• Titularidad de los contenidos o materiales. Precisando la línea elegida, puede ser:
  • Cesión indefinida de derechos de explotación (con o sin exclusividad).
  • Cesión temporal de derechos de explotación (con o sin exclusividad).
  • Cesión definitiva de la titularidad única de la autoría y de los derechos de explotación (línea ghostwriting).
  • Entrega de documentos nuevos de utilidad funcional.
  • Entrega de trabajos de análisis, revisión y mejora efectuados sobre materiales ajenos.
  • Entrega de informes y otros documentos de diagnóstico y asesoramiento.
  • Autoría con derechos completos del autor real.
  • Autoría con derechos de autor compartidos (coautoría del autor real).
• Menciones de autoría y visibilidad de la colaboración. Precisando la línea elegida, puede acordarse lo siguiente:
  • Mención notoria de autoría o coautoría (destacada en la obra).
  • Mención destacada dentro de equipo de redacción.
  • Mención discreta de autoría, intervención o colaboración (en páginas de créditos).
  • No mención de intervención con ciertos condicionantes (líneas licencia, ejecución y modificación)
  • No mención absoluta de intervención del autor real, sin condicionantes (línea ghostwriting).
  • Visibilidad de la labor de asesoría (actuación abierta en asesoramiento o apoyo).
  • Discreción en la labor de asesoría (actuación en segundo plano en el asesoramiento o apoyo).
  • Confidencialidad total en la labor de asesoría (asesoramiento o apoyo en la sombra).
• Grado de participación deseado por quien realiza el encargo. Puede haber validaciones graduales, revisión final, aportación de ideas y acotaciones sobre proyecto en curso…, o carta blanca hasta determinada fase o hasta la entrega final.
• Criterios de comunicación. Se determinan interlocutores, direcciones de contacto para informaciones, observaciones, envíos y entregas…, nivel de detalle deseado en las comunicaciones, otros datos de contacto…
• Calendario. Se determinan la fecha final y las fechas intermedias (si son precisas), y se indica si se trata de fechas con margen de contingencia o fechas deadline.
• Fases o entregas. Se concreta, cuando sea preciso, cómo se distribuye el proyecto en fases y las entregas graduales de contenidos (contenidos provisionales, informes de avance, productos finales…).
• Presupuesto (precio). Se detalla el presupuesto del proyecto y los precios globales (y, en su caso, los separados por fases, avances o entregas).
• Criterio de precio. Se concreta si se estimarán importes fijos, importes por entregas o avances, importes porcentuales, minutas por horas, derechos de autor… o criterios combinados.
• Facturación. Se concreta cómo se facturará y quién lo hará (global, por profesionales…), si habrá facturas graduales o solo factura final y si se solicitará algún pago por adelantado previo o alguno avanzado (vinculado a la emisión inmediata de una primera factura). También se determina qué tipo de factura y firma se prefiere (documento físico firmado, factura en PDF con firma escaneada copiada, factura con firma electrónica…) y si deben constar determinados datos o códigos de los encargos. (Ver pestaña PRESUPUESTOS).
• Modalidades de pago. Se concreta si se tratará de transferencia o se prefiere alguna otra modalidad, si en ese momento es una vía disponible (por ejemplo, tarjeta o paypal).
  

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Las condiciones pueden formalizarse mediante contratos o acuerdos específicos por escrito, aunque con frecuencia, en encargos no complicados, suele resultar suficiente el cruce de la propuesta de proyecto ya consensuada y la aceptación (con intercambio de correos electrónicos).

La configuración y el desarrollo de los proyectos de elaboración o mejora de contenidos o de consultoría y asesoramiento puede variar en función de su alcance y complejidad. Pero, entre la fijación de las coordenadas del encargo y la consecución del objetivo, los proyectos suelen transcurrir por fases y avances.

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FASE DE ESTUDIO Y ENCARGO

• Recepción inicial del encargo o fijación del objetivo y valoración inicial de elementos y factores.
• Primera estimación de viabilidad y aproximación inicial al presupuesto.
• Valoración y confirmación de objetivos y condicionantes.
• Propuesta de contenido y forma, con alternativas.
• Propuesta de calendario y entregas, con alternativas.
• Estimación de presupuesto y modos de pago.
• Compendio de condiciones acordadas y concreción del encargo.
• Acuerdo en la operación.

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FASE DE PROYECTO

• Inicio y desarrollo de los trabajos.
• Contacto regular con los destinatarios del contenido o asesoramiento.
• Entregas graduales con información sobre lo avanzado y balance de partes pendientes.
• Entrega de versiones avanzadas, si se ha pactado.
• Facturación gradual de fases cerradas o entregas realizadas.
• Procesamiento de ideas y valoraciones del cliente o usuario a partir de las sucesivas entregas.
• Entrega final y facturación del resto pendiente.
• Valoración final del proyecto.
• Apoyo en la utilización de los contenidos o aplicación de pautas, conclusiones y criterios, si se ha pactado.

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Puede haber, por otra parte:

• Proyectos simplificados, en los que se realice un encargo directo o acuerdo inicial que ya incluya los parámetros precisos para desarrollar la actividad (objetivo, formato, calendario, precio…), sin necesidad de mayores valoraciones.
• Proyectos que no admitan o no requieran establecer entregas graduales o valoraciones intermedias y finales.
• Proyectos basados en la guía y asesoramiento personal que se desarrollen de modo gradual sin pivotar sobre entregas intermedias o finales (aunque puedan incluirse sobre la marcha).

Para la entrega de los diferentes tipos de contenidos posibles –previos, iniciales, intermedios, instrumentales y finales–, pueden crearse diversos formatos de presentación, en función de su utilidad.

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La tipología es la siguiente:

• Materiales provisionales. Son los que corresponden a materiales de trabajo entregados en el curso de los proyectos de elaboración, revisión o asesoramiento (por lo que no es preciso que se ajusten con exactitud al formato final acordado, si lo hay) o para los que no se requiere un formato especial. Pueden citarse como ejemplos los informes de diagnóstico previo y de evolución en procesos de asesoramiento y coaching, las versiones iniciales o intermedias de obras o documentos en curso, los compendios de recomendaciones o de riesgos, los listados de ideas iniciales, los borradores de contenidos diversos… Estos materiales intermedios o no definitivos pueden adecuarse, no obstante, a formatos con unas características pactadas si se prevé darles algún uso directo temporal que vaya más allá del control de avances. Generalmente se aplican a contenidos iniciales e intermedios.

• Materiales preparados para su utilización. Se entrega un material que va a ser utilizado para un fin diferente al de su explotación comercial, por lo que el formato debe ser idóneo para esta función —uso directo interno del material recibido— sin nuevos cambios de forma (con independencia de que luego lo pueda transformar a su gusto el usuario). Es el caso de algunos códigos o reglamentos internos, diapositivas de presentaciones, guiones para talleres y seminarios, valoraciones sobre materiales formativos, análisis de documentos, revisiones y actualizaciones de contenidos, repertorios de ideas o fundamentos, propuestas iniciales que deben presentarse a clientes, proyectos de documentos con clausulados normativos, documentos de recomendaciones, contratos, guiones de radio… Corresponden a encargos de contenidos finales, aunque también puede haber algún contenido intermedio cuando el encargo se dirige a un material más elaborado pero se quieren aprovechar ya algunos avances.

• Materiales preparados para su ajuste final. Se entrega un documento presentado con corrección e idóneo para facilitar un ajuste final de formato necesario para su explotación. Por ejemplo, encajan en este supuesto el texto para una novela o libro técnico o temático que vaya a editarse en versión impresa o en versión electrónica, un reportaje con texto y fotografías preparado para su ajuste y encaje definitivo en alguna publicación, o cualquier otro tipo de documento (normativo, analítico, de asesoramiento, formativo, comunicativo…) sobre el que se prevea un posterior cambio de formato, una nueva maquetación, una fase extra de perfeccionamiento o algún trámite solemne que exija modificaciones, pero sin que se llegue a la transformación de este contenido final en un producto diferente. Se aplican siempre a contenidos finales.

• Materiales preparados para su transformación. Se trata de los formatos en que se presentan los contenidos instrumentales que están pensados para ser transformados no en otro formato, sino en otro producto. Puede tratarse, por ejemplo, de guiones de cine, vídeo, televisión o publicidad, story boards, guiones y material destinados a la programación de módulos e-learning… En este caso, el contenido requiere un formato muy concreto que ha de resultar útil a quienes vayan a realizar la labor de transformación. Son siempre para contenidos instrumentales.

• Materiales definitivos. Se entrega el contenido en un formato adecuado para su directa utilización, impresión o replicado. Es el caso, por ejemplo, de textos presentados en formatos e-book o de ciertos documentos que incluyen ya el diseño deseado o la maquetación final prevista (folletos, trípticos, catálogos, guías, dossier, gráficos, infografías…). Son para contenidos finales ya explotables.

• Materiales de inclusión directa. Se inserta el contenido final directamente en el espacio en el que deben constar. En este supuesto se incluyen, por ejemplo, los contenidos destinados a blogs y medios sociales cuando el autor tiene el encargo de gestionar la inserción del material en su contenedor (con perfiles de administrador, editor o autor, competencias como gestor o encargo de incluir comentarios o colaboraciones). Son también para contenidos finales que deben poder ya exhibirse.

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Los formatos de presentación de cada tipo de material pueden ser diferentes y alternativos para un mismo tipo de contenido, con diferentes plantillas, presentaciones, distribuciones de la información, estructuras, criterios de titulación, fuentes, espaciados, márgenes, interlineados, sumarios…

Tienen por objeto concretar los criterios de titularidad y uso del material, y la visibilidad de los autores. Se tienen en cuenta varios factores:

• Dimensión y alcance del trabajo.
• Tipo de colaboración y modo de llevarla a efecto.
• Propiedad de los contenidos y derechos de uso o explotación.
• Grado de visibilidad del autor o asesor.

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Barajando estas cuatro variables, se configuran SEIS LÍNEAS para los proyectos:

— LICENCIA. Consiste en el encargo de un material final (existente o de nueva creación) para su uso comercial. Esos materiales podrán comercializarse, utilizarse o publicarse durante un periodo de tiempo o en un determinado marco acotado (plan, programa, evento…), aunque también existe la posibilidad de una cesión indefinida (dentro de los límites establecidos por la legislación). La compra de los derechos de uso puede incluir o no la exclusividad de uso de los materiales durante el periodo pactado (aunque lo normal es que no la incluya si la cesión de uso es indefinida). Constará como autoría la de quien haya elaborado los contenidos (o la de este y un equipo de colaboradores), salvo que se pacte que no conste. (No se admite la publicación o explotación con mención de autoría distinta a la de quien lo elaboró, ya que en tal caso se trataría de línea ghostwriting, ni la presentación en el mercado como producto propio con la finalidad de intentar una nueva comercialización de los derechos de uso o de cederlos a otros autores).

— EJECUCIÓN. Son trabajos que suponen la elaboración por encargo de contenidos finales que no van a ser publicados ni explotados comercialmente. La ejecución puede consistir en el trabajo completo de creación o mejora, en una colaboración parcial en el trabajo de elaboración (pero con cierta relevancia respecto del resultado final) o en un análisis del material. Dado que el material elaborado se convertirá en un producto utilizado para una función interna predefinida, la constancia de la autoría no es relevante, aunque pueda reconocerse la intervención. (No obstante, no se admite la publicación o explotación de documentos sin transformación relevante con mención de autoría distinta a la de quien lo elaboró, ya que en tal caso se trataría de línea ghostwriting).

— MODIFICACIÓN. Son tareas de ejecución sobre material cuya propiedad es ajena y que implican algún tipo de alteración, modificación o transformación (sin ampliación relevante), con mantenimiento íntegro de la autoría y propiedad de los derechos de explotación del contenido que ya constaban (actualizaciones, correcciones, remodelaciones leves…) . Puede hacerse constar o no la intervención de quien efectúe los trabajos (según se acuerde), pero no se puede presentar a otra persona como autor de la modificación (salvo que se pacte lo contrario).

— GHOSTWRITING. Incluye todos los trabajos de creación de contenidos en los que el autor cederá estos a quien se los ha encargado, sin que vaya a constar la autoría o intervención de quien los elaboró. Por criterios éticos, se considera que lo entregado es un producto en la fase anterior a la de publicación o utilización (cuyos últimos posibles cambios –con mayor o menor calado– quedan en manos de quien lo recibe), aunque en su desarrollo presentará un nivel de producto acabado y, por tanto, con plena usabilidad o potencial para su explotación directa sin cambios. Cuando se trate de publicaciones, en el producto resultante podrá constar la autoría de otra persona (quien lo encargó o proyectó y tenga potestad para realizar, si lo desea, los ajustes finales) o de la empresa que lo incorpore como material para su catálogo como propietario de los derechos de explotación. La confidencialidad (que en esta línea es total) se guardará tanto respecto del autor real como de quien haya promovido la elaboración del producto, si es otra persona o empresa. No obstante, si quien recibe los materiales lo desea, puede acordarse la mención en el producto del autor como asesor creativo, sin que ello suponga autoría.

— COLABORACIÓN. Se trata de dar soporte en la elaboración y revisión de contenidos asumiendo tareas de apoyo secundarias a los autores (suministro inicial de ideas, valoración de planteamientos alternativos, aportación de recomendaciones, estimación de puntos débiles, informes de calidad…) o de prestar de manera más intensa servicios de asesoramiento y consultoría (guía, tutoría, coaching, gestión, coordinación…), destinados a facilitar que una persona o equipo proyecte y elabore por sí mismo un contenido o producto. También puede haber colaboraciones más o menos continuadas ligadas a contenidos de suministro urgente en los que la forma es poco relevante (sugerencia de respuestas o reacciones, aportación de fundamentos, análisis rápidos, argumentaciones…) o integración en equipos de proyecto para reforzarlos.

— ORIENTACIÓN. Incluye los servicios de asesoramiento sobre otros aspectos relacionados con la actividad profesional (derechos, titularidad, fiscalidad, seguros, contratación, aprovechamiento de ayudas…) que no van ligados de manera directa a la creación o revisión de contenidos (aunque pueden conllevar la elaboración de ciertos documentos, informes, propuestas, sugerencias o alternativas).

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También puede realizarse un encargo en estas otras dos líneas:

— AUTORÍA. Incluye encargos en los que se desea publicar un material sobre un determinado tema o a partir de una idea primigenia (en el formato y género que corresponda) y se necesita a un escritor con el fin de que asuma su elaboración como autor y lo entregue en un determinado plazo y con un acabado completo para su edición. En tal caso, solo el colaborador que elabora el material constará y será visible como autor, con todos los derechos que se hayan pactado.