EN CASI TODOS LOS PROYECTOS, TÉCNICOS O CREATIVOS, ES PRECISO ELABORAR CONTENIDOS ESCRITOS, SEAN PRODUCTOS INTERMEDIOS, FUNCIONALES, FINALES O INSTRUMENTALES
Encargos y proyectos sobre contenidos
Aunque se cuente con una idea inicial rutilante y se ponga en marcha un proyecto sólido, convertir decisiones, valoraciones, datos, fundamentos, argumentos, criterios, ideas… en un material escrito orientado a cumplir una función, desplegar una actividad o transformarse en un producto rentable, influyente e impactante resulta la mayoría de las veces una tarea exigente, costosa y devoradora de tiempo.
Todo proceso de creación o revisión debe incluir una serie de fases, desde la concepción del trabajo hasta el cierre del producto: documentación, escritura, relecturas, chequeos, cotejos, correcciones, ajustes, mejoras… Y ello sucede en todo tipo de proyectos que implican la elaboración, ajuste o mejora de contenidos, incluso cuando se trata de elaborar contenidos para su utilización o explotación urgente.
Globalmente, se engloba en tres momentos:
- Propuestas previas al encargo.
- Proceso creativo.
- Tareas posteriores a la entrega.
Creación de contenidos: fases
Propuestas previas al encargo
El primer paso es previo a que se cierre la contratación y busca concretar qué producto se necesita, y para qué función, y qué características debería tener. Ello incluye procesar la información que aporta quien realiza la consulta sobre un servicio o, si es preciso, la que se obtenga tras realizar algunas preguntas (con el espíritu de la consultoría).
Se valora y estudia lo siguiente:
- Tipo de producto buscado.
- Finalidad del producto y modo de explotación prevista.
- Acotaciones decididas, apuntadas o posibles: soportes, medios, formatos, estándares, ámbitos, temáticas, destinatarios o usuarios, condiciones de presentación, confidencialidad, visibilidad del autor…
- Presupuesto: el manejado o ya decidido, el máximo, varios alternativos…
- Calendario: posible, recomendable, obligado (deadline)…
- Condicionantes, dificultades y riesgos.
El resultado de esta fase previa es una propuesta que deberá dar una visión del trabajo a realizar. una descripción inicial del producto que resultará de este, con todos sus elementos y condicionantes, y la concreción de presupuesto y calendario. Puede dejase todo ya pactado y definido, pero también incluir alternativas o ser meramente tentativo pendiente de posteriores concreciones.
Proceso creativo
Tras la aceptación de la propuesta, una vez cerrado un encargo —con el grado de concreción que haya sido posible y se haya pactado—, se inicia un proceso creativo que, según la complejidad y dimensión del producto, puede discurrir con calendarios más o menos dilatados, desplegarse en más o menos fases y pivotar sobre más o menos versiones intermedias (e incluso tener solo una en proyectos urgentes que busquen materiales de breve extensión). Pero siempre precisará de algunos pasos mínimos.
Como ejemplo bastante representativo, el itinerario creativo para un producto de extensión y complejidad media, en el que se pretenda elaborar y revisar dos versiones antes del acabado final, puede incluir fases como las siguientes:
- Prediseño— Se procesa todo lo pactado —que ya era un primer avance de prediseño— y se decanta en una versión del producto que corrobora y completa lo que se exponía en la propuesta: finalidad, estructura, tablas de contenidos, enfoques, tratamientos, tonos, niveles de profundidad, elementos… Es una fase que puede obviarse si se ha trabajado a fondo el prediseño en la propuesta.
- Documentación — Más allá de lo consultado para realizar la propuesta, se indaga en diversas fuentes —materiales (físicas, digitalizadas o digitales) o personales (testimonios, entrevistas, asistencia a actos…)— para obtener la información que, tars contrastarla, deberá incorporarse al producto o tenerse en cuenta para elaborar el texto y crear gráficos y enlaces.
- Diseño inicial — Se alimenta el prediseño con la documentación inicial obtenida. Si ello supondrá cambios obligados técnicamente, se consultan con el cliente.
- Procesado documental continuo — Además del procesado de la documentación previa, durante todo el proyecto se siguen consultando y contrastando fuentes para obtener información más completa y precisa.
- Redacción de V1 — Es la primera versión que puede enseñarse (hay una V0 que es de trabajo y solo suele mostrarse en casos excepcionales). Puede corresponder a todo el producto o a un segmento de este.
- Revisiones de V1 — Incluye la lectura crítica del material por el autor, por el cliente (si lo desea) y, en algunos casos, por técnicos en la materia y también por futuros usuarios (o personas elegidas para representarlos). Puede ponerse en cuestión la estructura, datos técnicos, explicaciones, redacción, modos expresivos, tonos, criterios de presentación, variedad de elementos, extensión, nivel, adecuación al tipo de producto buscado… Y puede incluir cuando procede el cotejo con normas legales u otros documentos técnicos.
- Redacción de V2 — Implica procesar todo lo aprovechable de las lecturas críticas que implique correcciones obligadas, y los cambios de mejora que sean compatibles con el encargo (tipo de producto, finalidad, presupuesto y calendario). Además, el autor aprovecha para una revisión extra de mejora del producto.
- Revisiones de V2 — Si el proyecto lo admite, puede repetirse la revisión sobre la versión 2.
- Versión final — Puede ser, según los casos, la V1, la V2 o una posterior. Se cambia siempre la versión procesando el resultado de las revisiones (todo aquello que resulte adecuado y compatible con el presupuesto y el calendario). También se puede incluir la fusión de materiales redactados por autores distintos, con finalidad de homogeneización.
- Acabado — Se realiza sobre la versión final, con todas las revisiones ya introducidas. Incluye la relectura final del autor, y puede dar lugar a pequeños ajustes técnicos finales, correcciones ortotipográficas pendientes, la corrección de estilo final (variedad léxica y expresiones), el ajuste a un libro de estilo de cliente, si existe, y los últimos ajustes de presentación.
- Entrega — La entrega del material (en una vezo gradual) puede realizarse por medios diversos o, en algunos casos, con introducción del material en el soporte que lo deba contener.
- Observaciones — En general, la entrega va acompañada con una lista de observaciones sobre el trabajo realizado y la futura explotación del producto (con algunas sugerencias cuando resultan pertinentes).
La dos versiones V1 y V2 (más el acabado) son el estándar, pero, en función de la mayor o menor complejidad de los trabajos y del producto, puede haber también:
- Encargos en los que no haya más que una V2 (V1 revisada), sobre la que se realizará el acabado.
- Productos sin especial complejidad en los que la propia redacción de la V2 conlleve el acabado.
- Productos muy breves que solo necesiten una fase rápida de revisión o corroboración de la V1 por el cliente.
- Trabajos complejos en los que, si se ve como necesario —por dificultades encontradas sobre la marcha o peticiones del cliente sobrevenidas—, siempre que los calendarios y presupuesto lo permitan, se elabore alguna versión más (V3, V4…) con sus correspondientes revisiones.
Tareas posteriores
En algunos proyectos pueden pactarse tareas posteriores a la entrega del material con la finalidad de dar apoyo en la explotación del producto: recomendaciones, simulaciones de utilización, asistencia a activaciones presenciales y aportación de feedback, procesamiento de opiniones de usuarios, ajuste de textos a partir de comentarios de usuarios o destinatarios, redacción de textos para edición o reseñas para promoción, mantenimiento de un foro temporal de usuarios que hagan consultas o comentarios, inclusión de textos en medios sociales…
Análisis y valoración de contenidos: fases
Otros encargos se dirigen no a la creación de contenidos o a su modificación, sino a realizar un análisis y valoración del estado de algunos contenidos existentes, sin que de momento se requiera una intervención para modificarlos.
Los fines suelen ser similares —disponer de contenidos corregidos o puestos al día—, pero aplazando esa tarea hasta que se tomen ciertas decisiones, que puedan generar otro encargo de creación y revisión o la asunción de este empeño por el propio cliente internamente en su organización.
En estos encargos, puede haber dos tipos de actividad de análisis y valoración:
- Sin sugerencias de cambio — Puede implicar, según los casos, el análisis del material, el inventario de componentes, la descripción de la estructura, la detección de errores, la nota sobre riesgos, el destacado de puntos mejorables, el señalamiento de aspectos con alto grado de obsolescencia, la indicación de oportunidades de desarrollo…
- Con propuestas de ajuste y mejora — Se añade en este caso como segunda fase a las tareas anteriores (que correspondan) sugerencias sobre cómo corregir las deficiencias, neutralizar los riesgos y aprovechar los puntos de mejora y desarrollo.
Cuando el encargo conlleva también que se asuma la mejora o ajuste de los contenidos, se ejecutarán sobre los materiales las modificaciones que resulten pertinentes o se añadirá texto (u otros componentes), si se precisa, con lo que el proyecto se acercará ya en sus fases y tareas a los de creación de contenidos.
En general, en los encargos centrados en análisis y revisión de contenidos la fase previa de propuesta suele basarse sobre todo en lo inicialmente comunicado por el cliente —tipo de producto actual, finalidad actual y objetivo a conseguir, problemas detectados, sospechas, inquietudes…—. Y si se deben asumir además tareas de modificación y creación, la fase de propuesta la cumplirán los resultados del chequeo, con las sugerencias de mejora o ajuste, que pueden incluir diversas alternativas.
Consultoría, asesoramiento y gestión
Los encargos no centrados en la elaboración, valoración, mejora o ajuste de contenidos son los que requerirán tareas de análisis, diagnostico, consultoría, orientación, asesoramiento o apoyo en determinadas gestiones.
En estos trabajos también se elaborarán algunos documentos, reflejo de avances o de los resultados del proyecto, pero la parte fundamental será:
- La labor de investigación, inventario, chequeo, valoración, detección de situaciones, procedimientos, circuitos, protocolos, posiciones actuaciones…,
- La asesoría dirigida a optimizar esos mecanismos, métodos o ámbitos de actividad o la realización de actuaciones personales.
- El asesoramiento u orientación.
- La ayuda en determinadas gestiones.
Tienes algunos ejemplos de este tipo de encargos o proyectos en la página:
► CONSULTORÍA, ASESORAMIENTO Y GESTIÓN
Aunque es difícil precisar a priori cuales serán las fases de este tipo de proyectos, por su propia heterogeneidad y por no asociarse a productos finales específicos, pasan normalmente por etapas como las siguientes:
- Concreción de la necesidad y acotación de la actividad.
- Propuestas de desarrollo y condiciones de ejecución.
- Obtención de información.
- Indagaciones, análisis, valoraciones…
- Interacciones e intervenciones: preguntas, consultas, respuestas, resolución de dudas, comunicaciones de diagnóstico, sugerencias, presentación de opciones, notas pro-cons, guía, explicación, orientación, asesoramiento, acompañamiento y quite técnico en visitas…
- Ajustes de optimización de las actividades (si se prolongan).
- Balances (graduales o finales) comunicados verbalmente o a través de espacios comunicativos.
- Reflejo documental (escrito) de avances y resultados.
Exigencias en los proyectos y calidad
En los proyectos en los que se elaboran o modifican contenidos, para asegurar el resultado buscado suele resultar preciso, en mayor o menor medida:
- Identificar al destinatario o usuario, su necesidad principal y sus requerimientos adicionales.
- Concretar el tipo de producto y cuál será su modo de explotación.
- Precisar las lagunas o carencias de partida que pueda quedar tras la concreción del encargo (no siempre resolubles en esa primera fase).
- Exprimir la imaginación sin restricciones desde el primer momento, aplicando el pensamiento creativo y partiendo a menudo de pequeñas tormentas de ideas,
- Seleccionar las ideas más aprovechables y darles un desarrollo inicial,
- Trazar índices y estructuras, y derivar tablas de contenido, escaletas, tratamientos, guiones…
- Determinar los parámetros del texto
- Decidir enfoques y tonos.
- Definir y aplicar criterios de exposición que garanticen la conexión con los destinatarios o usuarios.
- Plantear criterios que aseguren originalidad y singularidad.
- Realizar revisiones iniciales, intermedias y finales, algunas simultáneas al redacción, otras separadas de esta.
- Revisar a fondo tanto el fondo como la forma, combinando estos tipos de chequeos:
- Técnicos: rigor y ajuste a normas, datos, documentos, fuentes y otros referentes.
- De nivel de profundidad, tono y enfoque.
- De estructura: ritmo, equilibrio, homogeneidad, extensión de segmentos, jerarquía de ideas, indexación, titulación de segmentos, facilidad para la navegación…
- Expositivos: amenidad, claridad, argumentación, gancho, énfasis, lenguaje humano…
- De deficiencias: vaguedades, ambigüedades, obviedades, contradicciones, incoherencias, repeticiones, lagunas, olvidos, siembras sin cosecha, falta de motivación…
- De densidad y dosificación: página, pantalla, segmentos estructurales, legibilidad…
- Gramaticales y de estilo: sintácticas, semánticas, de variedad y precisión léxica, de adecuación expresiva, ortotipográficas…
- De presentación : formas del espacio del texto y elementos de destacado o acceso.
- De ajuste a los fines del producto, adecuación al medio o soporte final y funcionalidad para la explotación prevista.
- Diversos: accesibilidad, ajuste a libros de estilo o a cautelas específicas.
- Detectar riesgos, anticipar reacciones e impactos y deshacer, destilar o neutralizar lo que presente alguna problemática.
- Valorar la necesidad y utilidad de los componentes no textuales y los relacionales (usados o solicitados): fotos, metáforas visuales, dibujos, enlaces, diagramas, gráficos…
- Comprobar al final que no se olvida nada relevante, con relecturas selectivas o testados.
(En encargos que solo pretenden la valoración de contenidos, sin modificaciones, no se incluyen los criterios asociados a cambios en el material).
En cuanto a la participación en proyectos de consultoría, asesoramiento o gestión, conlleva la aplicación de estos mismos criterios para la elaboración de documentos de avance o reflejo de las actividades, guiones, pautas, comunicaciones…, además de los que resulten precisos para asegurar el buen resultado de las actuaciones, intervenciones o interacciones.
En las páginas sobre tipos de contenido encontrarás enumerados sintéticamente algunos de estos criterios de calidad, y otros, aplicados a distintos tipos de servicio, producto o encargo:
🔵 CONTENIDOS TÉCNICOS
🔵 DIAGNÓSTICO, FORMACIÓN Y SELECCIÓN
🔵 CONTENIDOS CREATIVOS Y DIVULGATIVOS
🔵 COMUNICACIÓN PERSONAL Y PROFESIONAL
🔵 CONSULTORÍA, ASESORAMIENTO Y GESTIÓN